Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны способам для документов Word.

Запустить программу Excel можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК - Программы - Microsoft Excel. Так же запуск программы может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным названием Книга1 .

Шаблоны документов Excel имеют стандартное расширение *.xlt. Если в каталоге автозагрузки не указано имя шаблона, то новый документ Excel (книга) создается с параметрами, заданными по умолчанию.

По умолчанию Excel 2000 сохраняет книги в формате Excel 2000, который идентичен формату файлов Excel 97, но отличается от форматов предыдущих версий. При открытии и сохранении книги Excel 2000 в Excel 97 утрачиваются некоторые свойства, характерные только для версии Excel 2000. В Excel 2000 предусмотрена возможность сохранения книги в особом двойном формате (Microsoft Excel 97 - 2000 & 5.0/95). При этом книга сохраняется в одном файле, который включает и формат

Excel 2000 без потери каких бы то ни было особенностей, специфических для этой версии.

Завершение работы Excel,как и любого другого приложения Windows,- это закрытие его окна.

Окно программы

Общий вид окна программы Excel 2000 представлен на рисунке. Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows (рис.1).

рис.1

Строка заголовка содержит название приложения, имя открытого документа, кнопку системного меню, стандартные кнопки управления окном.

В окне Excel, как и в окне любого другого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки.

Строка меню окна Excel отличается от строки меню Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица. Команда ДАННЫЕ предназначена для манипуляций с содержимым ячеек таблицы (например, сортировки, фильтрации, консолидации данных и т.п.).

Панели инструментов окна Excel 2000 Стандартная и Форматирование выводятся по умолчанию в одной строке в сокращенном виде и содержат наиболее важные кнопки аналогичных панелей в программе Word. В Excel 2000 с помощью кнопки Отменить можно отменить 16 последних операций.

Рис.2

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, (рис. 2)

которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках и содержит:

1. Поле имени - раскрывающийся список, в котором высвечивается адрес или имя активной ячейки или блока ячеек таблицы.

2. Строковое поле для ввода и редактирования данных, предназначенное для просмотра и редактирования текстовых данных. Особенностью строки (поля)

ввода и редактирования является то, что она:

Ё полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке;

Ё дает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не её результат, отображенный в самой ячейке;

3. Между этими полями во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода:

Ё Изменить формулу - [=],

Ё Заверение ввода - [v],

Ё Отмена ввода - [x]

Рабочее поле (лист) (рис. 3) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы.

рис. 3

Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа.

Ниже всего рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам документа, а справа - горизонтальная полоса прокрутки.

В самом низу окна программы Excel находится строка состояния табличного процессора(строка подсказки). Она предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режим его работы (Готово, Ввод, Правка, Запись макроса), расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой кнопки. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчета и просмотра промежуточных результатов. Excel является многократной программой, т.е. позволяет одновременно открыть несколько документов. Перемещаться между окнами открытых документов можно щелчком мыши по знаку документа на Панели задач или через меню Окно. Упорядочить расположение открытых окон документов Excel можно с помощью команды ОКНО - Расположить. Окно документа Excel можно разделить на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Разделить окна можно с помощью команды ОКНО - Разделить, либо с помощью разделителей окна - черных прямоугольников на полосах прокрутки. Закрыть окно можно командой меню ОКНО - Снять Разделение

При работе в Microsoft Excel бывает необходимость открыть несколько документов или один и тот же файл в нескольких окнах. В старых версиях и в версиях, начиная c Excel 2013, сделать это не составляет особых проблем. Просто открываем файлы стандартным способом, и каждый из них запустится в новом окне. Но вот в версиях приложения 2007 — 2010 новый документ открывается по умолчанию в родительском окне. Такой подход экономит системные ресурсы компьютера, но вместе с тем создает и ряд неудобств. Например, если пользователь хочет сравнить два документа, расположив окна на экране рядом, то при стандартных настройках это у него не получится. Рассмотрим, как это можно сделать всеми доступными способами.

Если в версиях Эксель 2007 — 2010 у вас уже открыт документ, но вы попытаетесь запустить другой файл, то он откроется в том же родительском окне, просто заменив содержимое первоначального документа на данные из нового. Всегда будет возможность переключиться на первый запущенный файл. Для этого нужно навести на панели задач курсор на иконку Excel. Появится небольшие окошки для предпросмотра всех запущенных файлов. Перейти к конкретному документу можно просто кликнув по такому окошку. Но это будет именно переключение, а не полноценное открытие нескольких окон, так как одновременно вывести их на экран таким способом пользователь не сможет.

Но существует несколько уловок, с помощью которых можно отобразить несколько документов в Excel 2007 — 2010 на экране одновременно.

Одним из самых быстрых вариантов раз и навсегда решить проблему с открытием нескольких окон в Эксель является установка патча MicrosoftEasyFix50801.msi. Но, к сожалению, компания Майкрософт перестала поддерживать все решения Easy Fix, включая вышеуказанный продукт. Поэтому скачать его на официальном сайте сейчас нельзя. При желании можно на свой страх и риск произвести загрузку и установку патча с других веб-ресурсов, но при этом следует помнить, что данными действиями вы можете подвергнуть свою систему опасности.

Способ 1: панель задач

Одним из самых простых вариантов открытия нескольких окон является выполнение данной операции через контекстное меню значка на Панели задач.

1. После того, как один документ Эксель уже запущен, наводим курсор на иконку программы, размещенную на Панели задач. Кликаем по ней правой кнопкой мыши. Запускается контекстное меню. В нем выбираем в зависимости от версии программы пункт «Microsoft Excel 2007» или «Microsoft Excel 2010» .

   

   Можно вместо этого кликнуть по значку Excel на панели задач левой кнопкой мышки при зажатой клавише Shift . Ещё один вариант — просто навести курсор на значок, после чего кликнуть колесиком мышки. Во всех случаях эффект будет тот же, но не понадобится активировать контекстное меню.

2. Открывается чистый лист Эксель в отдельном окне. Для того, чтобы открыть конкретный документ переходим во вкладку «Файл» нового окна и кликаем по пункту «Открыть» .



3. В запустившемся окне открытия файла переходим в директорию, где расположен нужный документ, выделяем его и жмем на кнопку «Открыть» .



После этого вы сможете работать с документами сразу в двух окнах. Таким же образом при необходимости можно запустить и большее количество.



Способ 2: окно «Выполнить»

Второй способ предполагает действия через окно «Выполнить» .

1. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Win+R .
2. Активируется окно «Выполнить» . Набираем в его поле команду «excel» .



После этого новое окно запустится, а для того, чтобы открыть в нем нужный файл выполняем те же действия, что и в предыдущем способе.

Способ 3: меню Пуск

Следующий способ подойдет только пользователям Windows 7 или более ранних версий операционной системы.





После этих действий запустится новое окно программы, в котором стандартным способом можно будет открыть файл.

Способ 4: Ярлык на Рабочем столе

Чтобы запустить программу Excel в новом окне, нужно дважды кликнуть по ярлыку приложения на рабочем столе. Если его нет, то в таком случае ярлык нужно создать.








Теперь запускать новые окно можно будет через ярлык приложения на Рабочем столе.

Способ 5: открытие через контекстное меню

Все способы, которые были описаны выше, предполагают сначала запуск нового окна Excel, а уже потом через вкладку «Файл» открытие нового документа, что является довольно неудобной процедурой. Но существует возможность значительно облегчить открытие документов путем использования контекстного меню.





Документ запустится в новом окне.

Один раз проделав операцию с добавлением ярлыка в папку «SendTo» , мы получили возможность постоянно открывать файлы Excel в новом окне через контекстное меню.

Способ 6: изменения в системном реестре

Но можно сделать открытие файлов Excel в нескольких окнах ещё проще. После процедуры, которая будет описана ниже, подобным образом будут запускаться все документы, открытые обычным способом, то есть, двойным щелчком мыши. Правда, эта процедура предполагает манипуляции с системным реестром. Это значит, что нужно быть уверенным в себе, прежде чем браться за неё, так как любой неправильный шаг может фатально навредить системе в целом. Для того, чтобы в случае проблем можно было исправить ситуацию, перед началом манипуляций сделайте точку восстановления системы .






После выполнения данной процедуры файлы формата xlsx тоже будут открываться в новом окне.

Способ 7: параметры Excel

Открытие нескольких файлов в новых окнах можно настроить также через параметры Excel.






После этого новые запущенные файлы будут открываться в отдельных окнах. В то же время, перед завершением работы в Excel, рекомендуется снять галочку с пункта «Игнорировать DDE-запросы от других приложений» , так как в обратном случае при следующем запуске программы возможно возникновение проблем с открытием файлов.

Поэтому, в некотором роде, данный способ менее удобен, чем предыдущий.

Способ 8: открытие одного файла несколько раз

Как известно, обычно программа Excel не дает открыть один и тот же файл в двух окнах. Тем не менее, это тоже можно сделать.




Как видим, хотя по умолчанию в Excel 2007 и 2010 при запуске нескольких файлов будут открываться в одном и том же материнском окне, существует множество способов запустить их в разных окнах. Пользователь может сам выбрать более удобный, соответствующий своим потребностям вариант.

Нажатием на кнопку Пуск активизировать главное меню, установить указатель мыши на пункт Программы , в появившемся меню установить указатель мыши на пункт Microsoft Excel и щелкнуть на нем.

Окно программы Microsoft Excel. При наведении указателя мыши на некоторые области окна (всего выделено 17 фрагментов ), указатель превратится в ладонь и появится подсказка с названием указанной области окна.

Документ Excel называется Рабочей книгой , книга представляет собой набор Рабочих листов , каждый лист имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Документ Excel сохраняется в виде файла с расширением *.xls. В окне документа отображается только текущий рабочий лист, он называется активным . Каждый рабочий лист имеет название , которое отображается на ярлычке листа . С помощью ярлычков можно переключаться на другие рабочие листы данной книги. На каждом листе имеются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Рабочее окно содержит стандартную строку заголовка, панели инструментов и строку, в которой расположены поле имени и строка формул. В нижней части окна расположена строка состояния. На правом конце строки состояния располагается надпись NUM, если на клавиатуре включен режим Num Lock (малая цифровая клавиатура).

Задание 1.1: Запуск программы.

1. Способ 1. Щелкнуть на кнопке Пуск панели задач, в Главном меню выбрать пункт Программы , в появившемся подменю установить указатель мыши на пункт Microsoft Excel и щелкнуть на нем.

2. Закрыть окно программы командой Файл/Выход.

3. Способ 2. Найти ярлык программы Microsoft Excel на рабочем столе и активизировать его двойным щелчком мыши.

4. Закрыть окно программы нажатием клавиш Alt+F4.

Адресация ячеек

Рабочий лист состоит из строк и столбцов . Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами (A, B,… AA,…, IV), максимальное количество столбцов - 256. Строки озаглавлены цифрами, максимальное количество строк - 65536. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки таблицы. Обозначение (адрес, ссылка ) ячейки составляется из номера столбца и строки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой . Рамка активной ячейки играет роль курсора. Заголовки активной ячейки выделяются полужирным шрифтом и рельефно приподняты.

Пример. На рисунке адрес активной ячейки - A5.

Перемещение рамки осуществляется мышью или клавишами управления курсором. Для выбора ячейки достаточно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, при этом она становится активной. Для перемещения по листу также используются полосы прокрутки и клавиши Home, Ctrl+Home, Page Up, Page Down. В поле Имя отражается адрес активной ячейки.

Пример. F4, E8, A1.

Существует другой способ адресации ячейки. Столбцы задаются цифрами, перед номером строки ставится буква R, перед номером столбца - буква C.

Пример. Адреса ячеек из предыдущего примера, заданные другим способом: R4C6, R8C5, R1C1.

При выделении ячеек указатель мыши имеет вид белого креста.

Задание 1.2: Адресация и выделение ячеек.

1. Выделить по очереди ячейки с адресами A5, B1, F40 при помощи мыши или клавиш управления курсором и полосы прокрутки.

2. Проверить действия клавиш Home (к столбцу А текущей строки), Ctrl+Home (к ячейке А1), Page Up (на один экран вверх), Page Down (на один экран вниз), при перемещении по ячейкам таблицы.

3. Установить стиль имени ячейки R1C1 командой меню Сервис/Параметры /Вкладка_Общие /Установить_флажок_Стиль_ссылок _ R1C1 .

4. Определить адреса ячеек A5, B1, F40 в текущем стиле (R5С1, R1C2, R40C6).

5. Вернуться к прежней адресации ячеек командой меню Сервис/Параметры/ Вкладка_Общие /Снять_флажок_Стиль_ссылок_R1C1 .

Если вы часто пользуетесь макросами в MS Excel, то уверен, у вас не раз возникал вопрос: «Как быстро запустить написанный макрос?». Можно привязать горячую клавишу, например. Так же мы расскажем, как сделать так, чтобы макрос был доступен из любого файла Excel и можно было сделать быстрый запуск макроса в Excel.

Если вы не знаете о чем идет речь, то советую прочитать . Если коротко, макрос — это список действий, записанных при помощи «языка» VBA. Очень удобно записать такую последовательность, если вы часто выполняете одни и те же операции (их можно записать специальным инструментом — ). Макрос будет выполнять их при нажатии .

Самый удобный способ работы с макросами и связанными инструментами — вывести вкладку Разработчик на панель инструментов

Включается он несложно — заходим в левую, верхнюю кнопку Параметры Excel — раздел Основные — в правом окне ставим галочку Показывать вкладку Разработчик на ленте

Как мы видим, здесь большой выбор инструментов, от возможности зайти в Visual Basic до вставки объекта, например, кнопки.

Запуск макроса можно осуществить нажатием второй кнопки слева Макросы.

Появится окно для выбора макроса

Выбираем нужный — жмем выполнить.

Запуск макроса в Excel. Горячие клавиши

Открытие окна выбора макроса можно осуществить через горячую клавишу . А зайти в окно редактирования макроса сочетанием .

Причем если в окне выбора выделить нужный макрос и нажать Параметры, то к макросу можно привязать сочетание клавиш.

В данным случае ctrl + Ё.

Автозапуск макроса при открытии книги

Зайдите в окно редактирования макроса или нажмите кнопку Просмотр кода на панели Разработчик.

У вас откроется VBA. Ваш макрос (особенно записанный макрорекордером) будет храниться в отдельном отделе модулей в левой панели.

Для того, чтобы макрос запускался при открытии книги, его надо перенести в раздел эта книга.

Копируйте тело макроса из правого окна (между Sub и End Sub)

Выберите в левой панели ЭтаКнига (двойным левым кликом).

В верхних панелях выбираем Workbook и признак включения макроса Open (открытие книги получается).

Копированный текст макроса из модуля вставляем между Private Sub и End Sub. Сохраняем. Закрываем VBA.

Готово! Запуск макроса будет происходить при открытии книги.

Дополнительные возможности запуска макроса при действии с книгой

Как вы могли увидеть при выборе Workbook в правом окне выбора доступно множество вариантов. Ниже команды, которые запускают макрос при действии с книгой:

• Activate — при активации книги (при переходе из другого окна в эту книгу);
• Deactivate — при переходе в другую книгу;
• BeforeClose — перед закрытием книги;
• BeforePrint — перед печатью книги;
• BeforeSave — при сохранении книги;
• NewSheet — при создании нового листа книги.

Дополнительные возможности запуска макроса при действии с листом

По аналогии с предыдущим пунктом, такие же действия можно привязать к определенному листу. Ниже команды, которые запускают макрос при действии с листом:

• SheetActivate — при активации листа книги;
• SheetDeactivate — при переходе на другой лист книги;
• SheetCalculate — при пересчете формул на листе;
• SheetBeforeDoubleClick — перед двойным кликом мыши;
• SheetBeforeRightClick — перед кликом правой кнопкой мыши;
• SheetChange — при изменение на листе

Если необходимо запустить макрос при изменении в ячейке — подробная инструкция есть в этой .

Готов ответить на вопросы в комментариях!

В данной статье для Вас буде приведет пошаговый пример с картинками и фрагментом простейшего готового кода VBA.

Как выполнить макрос VBA в Excel

Например, самый простой способ запустить макрос для понимания, но сложный для реализации:

Программа макроса выполнить свои функции.

Теперь мы можем двигаться от простого к еще простейшему) Ведь запускать макросы таким способом весьма неудобно. Далее рассмотрим более простые варианты.

Полезный совет! Если вы хотите отредактировать макрос тогда выберите его в списке выше описанного инструмента и нажмите на кнопку «Войти», а не используйте кнопку «Изменить». С помощью кнопки войти вы всегда сможете перейти к исходному коду выбранного макроса. Автоматически откроется редактор Visual Basic именно в том месте где написан код данного макроса. Кнопка «Изменить» к сожалению, не для всех макросов работает одинаково.

Внимание! Макросы, созданные в надстройках Excel, могут быть по умолчанию не доступны в списке диалогового окна «Макрос» в целях политики безопасности. Ведь имена макросов в надстройках Excel обычно скрыты от сторонних пользователей. Но если ввести правильно соответственное значение в поле «Имя макроса:» то все кнопки в диалоговом окне будут активными. А значит готовы к работе с данным макросом из надстройки и пользователь является автором надстройки или доверительным лицом.

Запуск макроса с помощью горячих клавиш

Для каждого макроса в Excel можно присвоить свою комбинацию горячих клавиш. Благодаря этому вы можете вызывать свою макропрограмму при нажатии определенной комбинации клавиш на клавиатуре. Что может быть ее проще?

Чтобы присвоить свою комбинацию клавиш для определенного макроса следует сделать так:

Теперь нажмите свою комбинацию горячих клавиш для вызова выбранного макроса. Как видно теперь вашему макросу присвоена комбинация горячих клавиш для быстрого вызова.

Обратите внимание! В диалоговом окне «Параметры макроса» доступно поле для ввода его описания. Данное описание будет доступно внизу при выборе макроса из списка. Рекомендуем всегда подписывать свои макросы. Такой пользовательский тон этики работы с Excel будет высоко оценен, когда список пополниться десятками макросов.

Полезный совет! Старайтесь не использовать популярные комбинации горячих клавиш для работы с Excel: CTRL+S; CTRL+A; CTRL+T; CTRL+C; CTRL+V; CTRL+SHIFT+L и т.п. Ведь тогда их предназначение будет изменено. В окне «Параметры макроса» так же присутствует возможность использовать в комбинациях клавиш клавишу SHIFT. Как только вы придадите фокус клавиатуры для поля ввода «Сочетание клавиш: CTRL+» и попытаетесь ввести большую букву для комбинации, естественно с использованием клавиши SHIFT на клавиатуре, сразу название поля ввода поменяется на «Сочетание клавиш: CTRL+ SHIFT+».

В результате будет немного длиннее комбинация, которая позволит расширить варианты, чтобы обойти часто используемые горячие клавиши.

Как запустить макрос на панели быстрого доступа

Excel позволяет пользователям запускать макросы с помощью панели быстрого доступа к инструментам. Данная панель по умолчанию находиться в самом верху окна программы.

Чтобы запустить макрос с помощью панели быстрого доступа, требуется сделать так:

Теперь на панели быстрого доступа появилась еще одна кнопка для. Достаточно нажать на нее и сразу же запуститься макрос.

Полезный совет! Чтобы изменить внешний вид кнопки для макроса в окне «Параметры Excel»-«Панель быстрого доступа», из правого списка элементов «Настройка панели быстрого доступа» следует выделить макрос и нажать на кнопку «Изменить». Будет предложена небольшая галерея иконок для нового оформления внешнего вида кнопки запуска макроса с панели инструментов.

Главным недостатком размещения кнопки с макросом на панели инструментов является то, что кнопка будет всегда доступна для других файлов, даже когда файл с этим макросом будет закрыт. И если в такие случаи нажать на кнопку запуска макроса, тогда откроется файл где он находиться и только потом выполниться VBA код.

Запуск макроса с помощью кнопки на рабочем листе Excel

Если вы хотите запускать макрос только из рабочей книги Excel, где он содержит свой исходный код? В такие случаи прекрасным решением будет создание кнопки на листе Excel и назначить ей запуск конкретного макроса. Для этого:

После создания кнопки можно ее настроить, изменив ее размеры и положение на листе. Для этого снова щелкните правой кнопкой мышки по кнопке, а потом нажмите клавишу Esc на клавиатуре, чтобы скрыть контекстное меню. У кнопки появляться маркеры, с помощью которых можно изменять ее размеры. Наведите курсор мышки на любой маркер на гранях или углах кнопки и удерживая левую клавишу мышки перетягивайте, изменяя таким образом ее размеры. Теперь нажмите на кнопку левой кнопкой мышки и удерживая ее перемещайте кнопку по листу документа Excel в любое другое место. Чтобы затвердить все изменения кнопки сделайте щелчок левой кнопкой мышки в любую область листа (например, по любой ячейке) вне области кнопки.

Теперь если мы нажмем на кнопку левой кнопкой мышки сразу же выполниться назначенный ей код VBA.