Восемь лучших способов использовать Google Таблицы как профессионал

Google Sheets - идеальная программа для работы с электронными таблицами, если вам нужны простота и быстрые результаты. Создавать качественные и точные диаграммы, графики или таблицы в этом продуктивном приложении от Google довольно просто.

Вы можете повысить свой уровень пользователя Google Sheets до профессионала, освоив несколько простых шагов. Они также помогут быстро и последовательно выполнять задания. В этой статье мы расскажем вам о секретном рецепте, который используют опытные пользователи Google Sheets для достижения поставленных целей!


1. Автоматический сбор данных с помощью Google Forms

Google Forms - это мощный инструмент сбора данных в Google Sheets. Вы можете создать анкету или рыночный опрос с помощью интуитивно понятных действий. Вы всегда можете изменить количество вопросов, формат ответов и даже то, кто может взаимодействовать с формой.

Добавить форму в рабочий лист можно, выполнив следующие действия:

На панели инструментов щелкните Инструменты, а затем выберите Создать новую форму.

Нажмите на баннер Добавить вопросы сюда, чтобы создать форму.

Данные формы появятся на листе Form Responses 1. Вы можете настроить это имя.

В меню "Инструменты" нажмите кнопку "Управление формой", чтобы получить доступ к таким важным действиям Google Forms в Google Sheets, как "Отправить форму", "Открепить форму" и т. д.

Теперь вы можете быстро создавать удивительные Google Forms в Google Sheets и собирать важные данные для своей работы, не полагаясь на кого-то еще.

Ссылка: Лучшие быстрые хаки Google Sheets, о которых вы, вероятно, не знали


2. Minimize UI Interactions With Shortcuts

Вы можете быстрее ориентироваться в Google Sheets с помощью ярлыков. Профессиональные пользователи Google запомнили множество сочетаний клавиш, чтобы не использовать мышь. Нажмите Ctrl + /, чтобы просмотреть список удобных ярлыков Google Sheets на экране.

В Google Sheets можно создавать ручные таблицы содержимого, ссылки на содержимое, ссылки на сайт и перенаправлять на другой лист с помощью гиперссылок. Попробуйте выполнить следующие действия для создания гиперссылок:

Правой кнопкой мыши щелкните ячейку и выберите "Вставить ссылку".

Вставьте URL-адрес веб-сайта в поле поиска.

Вы можете выбрать автоматические предложения под полем поиска.

Вы также можете щелкнуть "Листы" и именованные диапазоны для ссылки на любой элемент существующего рабочего листа.


3. Embed Sheets Data Into Docs or Slides

Быстро импортируйте данные в Docs или Slides из Sheets. Этот хак экономит время и представляет вас перед аудиторией как профессионала. Попробуйте выполнить следующие шаги для импорта/экспорта данных в Docs или Slides из Sheets:

В целевом файле Docs нажмите на Вставку, а затем выберите Диаграмма.

Вы увидите опцию Из Sheets. Нажмите на нее.

Выберите все листы, на которых есть диаграммы, чтобы увидеть предварительный просмотр.

Выберите одну и нажмите на Импорт.

Альтернативный вариант - скопировать диаграмму из Sheets и вставить ее в файл Docs. Этот метод работает и для табличных данных.

Выберите "Ссылка на электронную таблицу" для живой диаграммы или "Вставить без ссылки" для автономной диаграммы.

В Google Slides можно выполнить те же шаги, что и для импорта данных из Sheets.


4. Блокировка ячеек для совместных листов

Если вы тратите время на проверку целостности формул, самое время воспользоваться функцией блокировки ячеек. Это удобно для совместных листов, где определенные диапазоны ячеек должны оставаться неизменными.

Для блокировки диапазона ячеек или листов выполните следующие быстрые действия:

Выделите диапазон ячеек или одну ячейку.

На панели инструментов нажмите на "Данные", а затем выберите "Защитить листы и диапазоны".

На правой боковой панели переключитесь между "Диапазон" или "Лист".

Сделайте свой выбор, а затем нажмите на Set permissions.

Измените параметры разрешения и нажмите на Done.

Блокирующие ячейки помогают защитить руководства по стилю рабочего листа, формулы и правила ввода данных.


5. Добавьте ценность данным с помощью изображений

Изображения - это отличные элементы, которые превращают скучные табличные данные в живые отчеты. Существует множество способов вставить изображения в рабочий лист.

Также существует множество причин, например, создание инвентаризации ИТ-устройств, ссылки на содержимое веб-сайта или создание значимых блок-схем. Вы можете начать, следуя следующим инструкциям:

На панели инструментов нажмите кнопку Вставка, а затем выберите Изображение. Вы можете выбрать между Вставка изображения в ячейку или Вставка изображения поверх ячеек. Из шести предложенных источников выберите любой, например URL, Фото, Google Drive и т. д.

Используйте формулу image("URL") для импорта изображений в ячейки непосредственно с веб-сайтов.

На панели инструментов Вставка можно также выбрать Рисунок для создания ручных блок-схем и рабочих процессов. На панели рисования есть такие элементы, как линии, фигуры, изображения и текстовые поля.


6. Шаблоны для управления данными

Шаблоны позволяют выполнять задачи еще быстрее. Google Sheets предлагает вам удобные шаблоны, которые идеально подходят для различных реальных сценариев работы. Кроме того, эти шаблоны бесплатны, в отличие от других приложений для работы с электронными таблицами, которые берут плату за шаблоны.

Вы найдете шаблоны, организованные по функциональному признаку, например "Личные", "Рабочие" и "Управление проектами". Если вам нужна помощь в работе с данными, вы можете попробовать такие шаблоны, как Список дел, Отслеживание инвестиций Google Finance, Список команды, Еженедельный табель учета рабочего времени, Отчет о расходах и т.д.

Вы можете легко получить доступ к вышеперечисленным шаблонам, выполнив следующие действия:

На открытом рабочем листе нажмите на Файл и наведите курсор на Новый.

Вы увидите галерею шаблонов. Нажмите на нее, чтобы получить доступ к библиотеке шаблонов.


7. Валидация данных в рабочей таблице

Вы часто извлекаете неверные форматы электронной почты или URL из базы данных клиентов, заказчиков или подписчиков рассылки? Вы можете предотвратить это, проверяя существующие данные в таблицах с помощью различных формул, таких как ARRAYFORMULA(ISEMAIL(диапазон ячеек)).

Например, приведенная выше формула проверяет несколько адресов электронной почты или URL на правильность формата. Формула не может сказать вам, активна ли электронная почта или нет. Но вы можете избежать таких простых ошибок, как отсутствие знака @ или доменных имен.


8. Автоматизация Google Sheets с помощью макросов

Макросы можно использовать для автоматизации повторяющихся действий в таблицах. Это может быть настройка цвета ячеек, фильтрация, сортировка, создание формулы, настройка размера шрифта и так далее. Вы сможете быстрее выполнять задачи нажатием нескольких кнопок клавиатуры.

Допустим, вам нужно получить подробные сведения о товаре, такие как рейтинг, количество отзывов, цена и т. д., с сайтов интернет-магазинов. Затем вы фильтруете их по цене или рейтингу и передаете данные другому члену команды для дальнейшей работы.

Извлеките данные об исследовании товаров с торговых сайтов. Затем начните запись макроса, выбрав макрос Запись в Макросы на панели инструментов Расширения. Приступите к работе с Относительными ссылками и выполните те действия, которые вы обычно выполняете. Теперь сохраните макрос и назначьте ему сочетание клавиш.

Для следующего продукта просто нажмите сочетание клавиш для этого макроса, чтобы автоматически анализировать данные после шага ввода данных.


Станьте профессиональным пользователем Google Sheets без особых усилий

Вы можете попробовать описанные выше шаги в следующий раз, когда вам понадобится создать ежемесячный бюджет личных расходов, счет-фактуру или несколько графиков для вашей работы. Вы получите работу профессионального уровня при минимальных усилиях.

Есть и другие приемы, которые вы можете изучить и применить в Google Sheets, например, безумные формулы и визуализация данных.

Ваше имя: *
Ваш e-mail: *
Код: Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Введите код: