Как использовать формулы Excel в документах Word

Хотя вы всегда можете интегрировать данные Excel в документ Word, это часто не нужно, если вам нужна всего лишь небольшая таблица. К счастью, создать таблицу и использовать формулы Excel в документе Word довольно просто. Однако существует лишь ограниченное количество формул, которые можно использовать.

Например, если вы пытаетесь вставить данные о продажах в таблицу, вы можете добавить столбец для продаж, другой - для общей стоимости, а третий - для расчета прибыли с помощью формулы. Для каждого из этих столбцов можно также рассчитать среднее или максимальное значение.


Метод 1: Вставить данные электронной таблицы в Word


Если у вас уже есть данные, внесенные в электронную таблицу, вы можете просто скопировать их в документ Word.

  1. Скопируйте ячейки, содержащие данные, и откройте документ Word.
  2. На верхней ленте нажмите на стрелку под кнопкой Paste и выберите Paste Special.
  3. Вы увидите новое окно, в котором нужно выбрать, как вставить скопированное содержимое. Выберите Microsoft Excel Worksheet Object и нажмите OK.
  4. Ваши данные теперь должны появиться в документе Word, а ячейки должны содержать формулы.

Если вы хотите внести какие-либо изменения, дважды щелкните на вставленном содержимом, и ваш документ Word превратится в документ Excel, и вы сможете делать все то же самое, что и в обычной электронной таблице.

Разное: Советы по форматированию для идеальных таблиц в Microsoft Word


Метод 2: Добавление формул в ячейку таблицы в Word


  1. Быстро вставьте таблицу в документ Word и заполните ее данными.
  2. Перейдите к ячейке, в которой вы хотите произвести вычисления с помощью формулы. Выделив ячейку, перейдите на вкладку Разметка на ленте вверху и выберите Формула из группы Данные.Заметьте, что есть две вкладки с названием Разметка. Вам нужно выбрать ту, которая находится в разделе Table Tools на ленте.
  3. Когда вы нажмете на Formula, появится небольшое окно.
  4. В первом поле вы введете формулу, которую хотите использовать. Помимо формул, здесь можно выполнять основные арифметические операции. Например, если вы хотите вычислить прибыль, вы можете использовать формулу: =B2-C2 Здесь B2 представляет собой вторую ячейку во втором столбце, а C2 - вторую ячейку в третьем столбце.
  5. Второе поле позволяет установить формат числа. Например, если вы хотите рассчитать прибыль до двух знаков после запятой, вы можете выбрать соответствующий формат числа.
  6. В поле Функция вставки перечислены формулы, которые вы можете использовать в Word. Если вы не можете вспомнить название функции, вы можете выбрать ее из выпадающего списка, и она автоматически добавится в поле Формула.
  7. Когда вы введете функцию, нажмите OK, и вы увидите вычисленную цифру в ячейке.
.

Позиционные аргументы


Позиционные аргументы (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) часто могут упростить работу, особенно если ваша таблица относительно большая. Например, если в таблице 20 или более столбцов, можно использовать формулу =SUM(ABOVE) вместо того, чтобы ссылаться на каждую ячейку внутри круглых скобок.

Вы можете использовать позиционные аргументы со следующими функциями:

  • SUM
  • AVERAGE
  • MIN
  • MAX
  • COUNT
  • PRODUCT

Например, мы можем рассчитать средние продажи для примера выше, используя формулу:

=AVERAGE(ABOVE)


Если ваша ячейка находится в центре столбца, вы можете использовать комбинацию позиционных аргументов. Например, вы можете суммировать значения над и под определенной ячейкой, используя следующую формулу:

=SUM(ABOVE,BELOW)


Если вы хотите суммировать значения из строки и столбца в угловой ячейке, вы можете использовать следующую формулу:

=SUM(LEFT,ABOVE)


Несмотря на то, что Word предлагает всего несколько функций, они достаточно функциональны и помогут вам создать большинство таблиц, не сталкиваясь с проблемами недостаточной функциональности.


Обновление данных и результатов


В отличие от Excel, Word не обновляет результаты формул в режиме реального времени. Однако он обновляет результаты, когда вы закрываете и снова открываете документ. Если вы хотите, чтобы все было просто, просто обновите данные, закройте и снова откройте документ.

Если же вы хотите обновлять результаты формул по мере продолжения работы над документом, вам нужно будет выделить результаты (а не только ячейку), щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать Обновить поле.

После нажатия кнопки Update Field результат формулы должен мгновенно обновиться.


Ссылки на ячейки


Существует несколько способов ссылки на ячейку в документе Word.

1. Имена закладок

Допустим, вы даете своему среднему значению продаж имя закладки average_sales. Если вы не знаете, как дать ячейке имя закладки, выделите ячейку и перейдите к пункту Insert > Bookmark на ленте вверху.

Предположим, что среднее значение продаж является десятичным значением, и вы хотите преобразовать его в целое число. Вы можете сослаться на среднее значение продаж как ROUND(average_sales,0) и это округлит значение до ближайшего целого числа.

2. Ссылки RnCn

Соглашение RnCn позволяет ссылаться на строку, столбец или конкретную ячейку в таблице. Rn относится к n-й строке, а Cn - к n-му столбцу. Например, если вы хотите сослаться на пятый столбец и вторую строку, вы используете R2C5.

Вы можете даже выбрать диапазон ячеек с помощью ссылки RnCn, как в Excel. Например, при выборе R1C1:R1C6 выбираются первые шесть ячеек первого ряда. Для выбора всей строки, в которой вы используете формулу, просто используйте R (или C для столбца).

3. Ссылки A1

Это соглашение, которое использует Excel, и с которым мы все знакомы. Буква обозначает столбцы, а цифры - строки. Например, A3 относится к третьей ячейке в первом столбце.


Word Tables Made Easy


Надеюсь, что в следующий раз, когда вам понадобится использовать данные в документе Word, вы сможете сделать все гораздо быстрее, не создавая сначала электронную таблицу, а затем импортируя ее в документ Word.

Ваше имя: *
Ваш e-mail: *
Код: Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Введите код: